一個展覽業務的操作流程

一．接洽階段
獲取參展客戶信息
上門拜訪客戶?
取得客戶參展相關資料
明確展覽設計圖交付日期
二．設計階段
與設計師溝通并即時同客戶進行展位設計的交流
向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價
研究客戶反饋意見并再次修改
交付最后定稿之設計圖及工程報價
三．簽約階段
同客戶確定工程價格
明確同客戶的相互配合要求
簽定合同
四．制作階段
根據部門工作單完成制作及準備工作
安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況
完成主辦、主場、展館等各項手續
五．現場施工階段
現場展位搭建
處理現場追加、變更項目
配合客戶展品進場
客戶驗收
六．展會期間及撤場階段
安排展會期間現場應急服務和增值服務
配合客戶展品離場
現場拆除
七．后續跟蹤服務
展會的后續總結報告
為客戶提供行業會展信息和分析
邀請客戶參觀公司其他服務案例
一．項目接洽階段
1．獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。
上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經固定的展會，行業中的主要廠商基本上會繼續參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯系方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現場實景照片進行比較，重要展會進行拍攝存檔（數碼相片統一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。
展會專設網站——比較有規模的展會基本上建有專門的網頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。
行業資訊媒體——行業資訊媒體比較熟悉其行業的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。
正在服務客戶的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會上有已經在服務的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務時也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。
2．上門拜訪客戶:會展行業的業務特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應商而已。很多的客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應商關系已經固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以進行登門拜訪的。
通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調，是否開辟洽談區，需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對方的公司介紹，通過交流，業務人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放棄原有的合作關系，有哪些地方是不滿意的。
有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于這種客戶事先很難分辨。也有個別客戶已經有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現成的設計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發覺。?
3．取得客戶參展相關資料：如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設計，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產品名稱規格和數量登、參展產品用電要求、重點參展產品、展位制作預算。
通常不管是何種情況，客戶都會提供設計本身需要的資料，但對于展覽服務公司來說，獲得客戶的費用運算是最關鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同行業展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇參考?？蛻粢话銜x擇其風格和價格都比較接近的展臺圖
參展商手冊和客戶要求關系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，應該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術參數和規則要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確：展位結構、展位材質要求、色彩要求、設計重點、照明要求、展板數量、展位高度等。
4．明確設計圖交付日期，制定工作計劃：同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設計師進行安排。對于大的項目，應該制定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶。
二．設計階段
1．向設計師轉交客戶設計要求并隨時與客戶進行展位設計的相關溝通交流
為形成設計部的統一安排，業務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要求和可能的需求風格，填寫設計明細表，轉交給設計部的負責人
在設計師出圖中，業務人員應該保持同客戶的隨時聯系，把握其可能的變化。如果有必要，應該把設計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯系。
對于需要親自去考察測量的場地，可以由業務人員或者設計師安排去現場。設計師應注意同工程施工人員保持聯系，了解最新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。
2．向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價
展臺初稿定下以后，會同供應商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設計的報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受，往往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握施工成本核算及施工的準確性。
展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。
有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較簡單，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規模的企業比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設計圖附有說明，但從今后正規化考慮，應該提倡設計師寫設計說明。一般可以就展位風格、材質說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，如果能夠安排設計師一起同客戶見面的就好，可由設計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最大的與眾不同。
3．研究客戶反饋意見并進行再次修改
客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續修改，那么應仔細了解其真實意圖。有些客戶經過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二來。應仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風格再次出圖，應該綜合具體情況。
4．交付最后定稿之設計圖及工程報價
三．簽約階段
1．同客戶確定工程價格?
在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現場無法達到要求的話，將造成不好影響。
2．明確同客戶的相互配合要求
展館現場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協調好雙方負責的范圍。
3．簽定合同
四．制作階段
1．根據部門工作單完成制作及準備工作
根據具體項目的需要，安排AV設備、木工結構制作、地毯供應商、美工制作等部分按照設計圖的要求和客戶的制定進行制作。注意在制作過程中如果有變動，應及時同設計師聯系，有需要業務人員應照會客戶。
2．安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況
一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特別注重的項目會在制作中進行監督，我們應做好安排其到公司或工廠間參觀的準備。
3．完成主辦、主場、展館等各項手續
有些項目應該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，如果該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。
五．現場施工階段
1．現場展臺搭建
現場施工的好壞決定了項目設計是否得到了實現?，F在有很多的展覽公司只注重設計不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務中經常有客戶更換供應商的原因。一般在搭建中客戶也會在現場布置展品，此時最好具體負責該項目的業務服務人員能到現場陪同，有必要，設計師也可以到現場監督施工，并同客戶即時交流。盡管實際的效果不能馬上體現，但是很多客戶希望能得到這樣的服務。如果業務人員確實有原因不能在現場，應該把負責搭建布置的聯系人介紹給客戶。
2．處理現場追加、變更項目
現場中經常會有一些設計中本身沒有預料到的情況出現，而且客戶也會臨時提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應即時進行更改，如果是客戶額外提出的，應保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補充到總項目款項中。
3．配合客戶展品進場
實踐中往往是先把展臺結構布置好以后再安排展品入場的，現場的工作人員一定要注意為客戶服務，配合其展品進場。
4．客戶驗收
所有的搭建工作完成后，要進行展位的衛生清潔，該項工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應注意有些時候自己展臺搭建完成的較早，所有工作都結束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛生和展品擺放等受到影響）
六．展會期間及撤場階段
1．安排展會期間現場應急服務和增值服務
在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺進行維護和臨時配置東西。業務負責人員和一二個工人應在現場進行應急服務。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F場的工作人員應該有我們的現場服務人員的最直接的聯系方法。
增值服務方面可以很廣泛，有些業務人員在現場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當翻譯服務，甚至可以幫助客戶發送資料、安排客戶間見面等。
2．配合客戶展品離場和現場拆除
展覽結束后，應首先配合客戶把展品撤離現場，再進行展位的拆除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應幫助其大包運輸；如果是需要我們保存的，應主要拆裝。
3.退回前期預付的相關費用
完成工程后，應即時進行成本總結，向展館或主辦方退回事先預付的電箱申請、通訊押金等費用。
七.后續跟蹤服務
作好后續服務是贏得回頭客的重要原因。許多公司認為展會有些要間隔半年一年的才舉辦一次，展會結束了也就中頓了與客戶的聯系，從而忽略了對客戶的關懷。但其實客戶是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。
所謂的展覽后續服務其實很廣泛，比如公司可以把在展覽現場的照片打印或沖洗一份給客戶（包括客戶本身的和其他公司的）、為客戶整理展會的會后總結、收集該行業的今后會展信息，提供客戶選擇下次參展、如果方便，可以邀請客戶參觀公司為其他行業客戶設計的優秀展出等。只要我們能夠在合同項目列表上為客戶多付出一份努力，都將為公司在下次服務中贏得優勢。

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